Ставится ли печать на приказах организации в 2018 году. Печать на документах где ставить


Как правильно ставить печать: основные правила

На первый взгляд, заверка документа печатью дело абсолютно простое и не требует специальный знаний. Однако и тут имеется ряд важных нюансов, которые необходимо учитывать.

Самое простое – печать не стоит ставить на пустой лист. Даже профессиональные делопроизводители не имеют права ставить оттиск без веских на то оснований. Объясняется это довольно просто: в руках мошенников такая бумага может стать инструментов для совершения самых различных противоправных деяний, втянутыми в которые окажется ваше компания. Именно поэтому установите для себя четкое правило: ставить печать исключительно после окончательного составления документа, когда он готов к утверждению.

Также важным моментом является место простановки печати на документе. Для бумаг, оформленных на специальном бланке, есть специальное место для печати, помеченное как «М.П.» и по ним вопросов, как правило, не возникает. Но абсолютное большинство организаций осуществляют свою деятельность без применения таких бланков, а потому руководители фирм могут самостоятельно выбирать место для проставления печати. Зачастую она ставится рядом с подписью ответственного лица или непосредственно на нее, главное, полностью не перекрыть подпись руководителя, так как в данном случае могут возникнуть сомнения насчет подлинности документа.

Но иногда печать может изменить свое привычное месторасположение, и продиктовано это элементарными соображениями здравого смысла. Например, для минимизации неприятных ситуаций при заверении приходно-кассового ордера оттиск зачастую ставится и на квитанцию и на сам ордер, не смотря на то, что правила диктуют ее постановку только на квитанцию.

Это основные правила, которые касаются правил постановки печати. Касательно того, на каких документах печать является обязательной, а какие можно оформить и без нее – всегда следует руководствоваться действующим законодательством страны и корпоративными или ведомственными документами, содержащими прямые указания на этот счет.

Похожая информация

Возможно ли в Москве заказать штампы недорого?

pe4ati-stampi.ru

Когда применяется печать для документов? - Новости

Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?

Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.

В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Когда применяется печать для документов?  

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.  
  • Гербовая - должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
  • Основная - имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.
Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.  
  • Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.
Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.

Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Когда применяется печать для документов?  

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.

На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.

Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?

В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация: 

  • место и время уничтожения;
  • состав комиссии;
  • причина уничтожения;
  • оттиск уничтожаемой печати;
  • способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
  • заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.
Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве. Когда применяется печать для документов?  

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать: 

  • Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
  • Дополнительные соглашения.
  • Акты приема-сдачи работ.
  • Справки и характеристики.
  • Командировочная документация.
  • Ходатайства и гарантийные письма.
  • Трудовые книжки.
  • Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.
В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д. Когда применяется печать для документов?  

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.

Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.

Источник Graver.ru. 

youtube03.com

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые. Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш". Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п. Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

 

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник 
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник 
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции,  правила, положения и другие локальные акты организации Приравненная к гербовой
Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

 

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

 

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

www.eos.ru

На чакие документы нельзя ставить гербовую печать

Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер. Штампы, датеры, факсимилеШтамп — это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».Датер — штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.Факсимиле — это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.

На каких документах ставится гербовая печать

Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: — перечень печатей, используемых в организации; — места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; — порядок пользования печатями. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать». В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

На какие документы ставится гербовая печать учреждения?

Инфо

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении. Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено.

Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Важно

No 225.** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69. Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп — если работнику выдан вкладыш.

Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш». Лариса САНКИНА , доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета: — К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Печать "для документов" куда можно ставить?

Перечень печатей включает: — название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*; <* Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре». — должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования. Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

7. использование оттиска печати при оформлении документов 

Это не наш профиль, мы не подвергаем ни себя, ни своих клиентов, ни малейшей опасности с законодательной точки зрения. Но, вернемся к вопросу — на какие документы ставится гербовая печать учреждения. Для каких документов нужна гербовая печать Проставление на документах в негосударственных учреждениях производится лишь на подлинных документах, которые требуют особого удостоверения, к их числу относятся:

  • разные виды договорных документов
  • документы, которые удостоверяют личность, квалификацию, наличие трудового стажа (обыкновенно это либо паспорт, либо трудовая книжка, либо диплом и другие варианты).

Мы постарались максимально раскрыть информацию. В свою очередь хочется сказать, изготовление печатей – это направление деятельности, которому мы посвятили многие года и достигли определенных высот.

Еще раз о печати

Внимание

На рынке услуг по изготовлению печатей наша компания уже более 18 лет. Вся наша деятельность основывается на оказании только услуг высокого уровня.

В работе мы не пытались найти легких путей, противоречащих законодательным требованиям. Все это в комплексе было вознаграждено со стороны наших постоянных и многочисленных клиентов, которые доверяют нам и качеству изготавливаемой продукции. При изготовлении данной продукции мы придерживаемся следующих требований:
  • все определения и требования к формам и размерам гербовых печатей изложены в ГОСТе Р 51511-2001, которым мы руководствуемся в своей деятельности;
  • а также постановлением № 505 Госстандарта РФ.

Нами изготавливаются гербовые печати, как и указано в законе только круглой формы.Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений. На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати? Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера. Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

На чакие документы нельзя ставить гербовую печать

Обратите внимание Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры. Где проставить оттиск? Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций). А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится.

Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений)[3] и запись об увольнении[4]. Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Как известно, печать – это оттиск, который сделан на бумаге, воске, сургуче или любом другом материале, который выступает в роли средства удостоверения документа. Существуют разновидности печатей, которые отличаются друг от друга не только формой.

Помимо этого, каждая из них предназначается для определенных целей. Например, гербовые печати может использовать далеко не каждая организация.

Более того, законодательно утвержден перечень документов на которые ставится гербовая печать. Далее более подробно поговорим о том, на каких документах ставится гербовая печать. Список документов на которых ставится гербовая печать является достаточно объемным.

viz-net.ru

Чем печать отличается от штампа? Где нужно ставить печать, а где штамп?

Чем печать отличается от штампа? Где нужно ставить печать, а где штамп?

  • Насколько я помню, то печать является подтверждением какого-либо официального документа и недействительна без подписи. Печать заверяет согласие фирмы на какое-либо действие направленное на совершение чего-либо.

    А вот штамп нест в себе информационный характер и не имеет никакой юридической силы!

  • Печать - это матрица для проставления оттисков, вырезанная на твердом предмете. Печать бывает круглой или треугольной. Предназначена печать для засвидетельствования чего-либо, удостоверения чего-либо.

    А штамп - это вид печати, только форма у штампа в отличие от печати - треугольная.

    Печатью заверяют, а штамп штамп проставляют и в нем что-то вписывают. Пример штампа - штамп о регистрации брака в паспорте, куда вписываются некоторые данные. Печати ставятся на справках, сметах, уставах,заявлениях, договорах и так далее.

  • Штамп, как правило, прямоугольный. А печать, как правило, круглая.

    Штамп, обычно, ставится в правом верхнем углу документа, а печать - месте печати (МП)

    В кадровых и исходящих документах ставится печать. Часто на одном документе ставят и печать, и штамп одновременно. На штампе можно прочесть (если повезт) название предприятия, его юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, телефон предприятия. На печати - только название предприятия, город его регистрации и код плательщика налогов.

    На справках, которые выдат предприятие по требованию, ставится печать.

    Пример:

    -Сим удостоверяю, что предъявитель сего Николай Иванович провел упомянутою ночь на балу у сатаны, будучи привлечен туда в качестве перевозочного средства... поставь, Гелла, скобку! В скобке пиши боров. Подпись - Бегемот.

    -А число? - пискнул Николай Иванович.

    -Чисел не ставим, с числом бумага станет недействительной, - отозвался кот, подмахнул бумагу, откуда-то добыл печать, по всем правилам подышал на не, оттиснул на бумаге слово уплочено и вручил бумагу Николаю Ивановичу.

  • Штампы ставят адресные на бланках, где нет типографского оттиска адреса. Ставят штамп при регистрации, для ограничения доступа, на штампе указывают реквизиты учреждения и штампы используются для маркировки.

    Печать отличается от штампа изображение герба РФ в круглом поле печати, называется гербовая печать или же будет написано quot;секретариат, quot;для счетовquot;, quot;для копийquot; и другие надписи с названиями учреждений.

    Штамп и печать отличаются формой, печати могут быть только круглой формы, а штампы бывают в форме треугольника или прямоугольника. И еще отличие по размеру, у печати строгое клише, это диаметр, он не может быть более 50,1 миллиметра , но не должен быть менее 40 миллиметров.

    Штампам штампуют реквизиты, а печати заверяют оригинальность документа.

  • Штам ставят обычно в левом верхнем углу документа и содержит он, как правило, дату и название учркеждения. Печать ставят в конце документа на визирующую подпись и содержать она может, как личные данные (печать врача), так и официальные (гербовые) данные фирмы, учреждения, завода, мастерской.

  • Когда ставится печать, а когда штамп.

    • Штамп ставится в любых случаях для придания стандартизированной формы документу, и одной его постановки недостаточно для заверения документа.
    • Печать ставится когда нужно официально заверить данный документ. Проставить печать для этого достаточно

    Штамп отличается от печати возможностью дополнительных записей в нем.

    Слева штамп, справа печать

  • Отличие печати и штампа:

    печати и штампы - особый вид инструмента предназначенный для выполнения оттиска на бумажных документах. Печать и штамп обычно содержит в основном текстовую информацию об организации или учреждении. Оттиск выполненный при помощи печати или штампа может быть любой формы. В некоторых случаях в печати и штампы добавляются изображения логотипов или эмблем организации. Печати и штампы государственных организаций могут иметь изображение герба. Печати и штампы проставляются на документах в местах определнных положением о документообороте организации. Печать отличается от штампа, тем что на е оттиске никогда не дописываются какие либо дополнения. В штампе обычно всегда присутствуют различные дополнения - номера, даты, подписи заверения и т.д.

  • Прежде всего, хочу сказать, как отличать печать от штампа.

    Вс, что круглой формы это печать,

    вс, что другой формы (овал, прямоугольник, квадрат, треугольник) это штампы.

    Для функционирования Юридического лица обязательно иметь печать (называется простая печать круглой формы). Бывает ещ гербовая печать для государственных органов. Штампы заказывают только для того, чтобы облегчить свою повседневную работу. Если нужно постоянно писать что-то одно и то же, то тогда лучше сделать штамп с этим содержанием, и ставить, хоть 1 000 раз в день.

    Где ставится круглая печать?

    Она ставится на договорах, протоколах согласования цены, на отпускных накладных и пр.

    Где ставится штамп?

    На накладных при примке товара, на справках, на гарантийных документах и пр.

  • В чем разница между печатью и штампом? Обычно штамп не имеет юридической силы, а печать имеет юридическую силу. Поэтому печать можно встретить на договорах и накладных. Печать бывает только круглой формы. Треугольной или квадратной формы может быть только штамп.

  • По сути печать и штамп - одно и то же, только оттиск печати, в отличие от штампа, не может быть исправлен или дополнен, формулировки quot;гербовый штампquot; также не встречала.

  • печать имеет юридическую силу и любой текст подтвержденный печатью является документом,который признается любыми гос.органами.штамп-это оттиск какой-либо информации или изображения.

  • У печати приоритет больший, чем у штампа. Она, как правило, имеет круглую или треугольную форму. Печать заверяет документы, а штамп придает документу определенные реквизиты (типа Оплачено, гриф Секретно и т.п.). Так же, как правило, печать используется для внешних документов, а штампы - для внутренних документов организации.

  • info-4all.ru

    Когда можно использовать дополнительные печати | Журнал «Главная книга»

    Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

    Содержание журнала № 16 за 2011 г.

    Н.А. Мацепуро, юрист

    Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

    Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

    Можно ли иметь дополнительные печати

    Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

    Как может выглядеть дополнительная печать

    Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

    1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

    На каких документах можно ставить дополнительную печать

    Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

    Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

    Мнение читателя

    “Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили — сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз”.

    Юлия, бухгалтер, г. Москва

    ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

    ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

    ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

    Совет

    На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

    Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

    ***

    Советуем руководителю

    Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

    При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

    Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

    Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

    2018 г.
    1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
    2. Оформляем доверенность правильно, № 3
    3. Применяем УПД с середины года, № 2
    4. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
    5. Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
    6. Заверение копий документов: новые правила, № 12
    7. Нумерация документов с нового года, № 1
    2017 г.
    1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
    2016 г.
    1. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
    2. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
    3. Передаем учет аутсорсеру, № 3
    4. Документооборот, № 24
    5. Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
    6. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
    7. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
    8. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

    glavkniga.ru

    Ставится ли печать на приказах организации в 2018 году

    Ставится ли печать на приказах организации в 2018 году? Рассмотрим правила использования этого реквизита на распорядительных документах.

    Читайте в нашей статье:

    Нужно ли ставить печать на приказах

    Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.

    Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

    Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

    Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

    • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
    • Локальные нормативные акты организации.
    • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
    • Акты и гарантийные письма.
    • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
    • Архивные справки и копии документов.
    • Служебные и командировочные удостоверения.
    • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.

    Кто имеет право ставить печать на приказе

    Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.

    ► Шпаргалки для кадровика: Как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ 01.07.2018

    На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.

    Какие бывают печати

    Перечислим разновидности печатей:

    • Гербовые. Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
    • Приравненные к гербовым. Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
    • Простые. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
    • Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций, используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно» ) и т.д.

    Для чего именно нужны печати

    Сфера использования печатей регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена постановлением N 435 от 4 сентября 1973 г). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.

    ► Электронный документ: особенности хранения

    Место расположения печати

    Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.

    Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.

    В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.

    ► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

    Хранение печатей

    Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

    Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.

    Правила заверки документов в делопроизводстве

    Лучше всего, когда работодатель вводит инструкцию, регламентирующую использование печатей. Сначала устанавливается список документов, заверяемых данным реквизитом. Список не является конечным, в него можно будет внести необходимые изменения. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях.

    Далее разрабатывается инструкция применения печатей. В ней указываются правила проставления, хранения и утилизации штампов, фиксируются правила хранения. Инструкция создается как дополнение к уставу организации либо как отдельный документ.

    www.pro-personal.ru